Автор Артур Булатов, сайт JEFFIT (электронный помощник управления юридической службой)

А вы знали, что в древнем Египте рабов не стегали плеткой без повода. Это созданный образ в кинофильмах - надзиратель хлещущий рабов направо и налево. Раб получал плеть за конкретный проступок, медлительность или отвлечения. Действительно, зачем снижать работоспособность того, кто и так отдается делу? Ему просто не надо мешать. Возможно, некоторые руководители разочаруются, но эта статья не о том, как избирательно и эффективно орудовать плетью в офисе, а о том, как не мешать сотрудникам работать и не позволять им мешать друг другу. В предыдущей статье я уже обозначил проблему корпоративных прерываний и в этот раз я расскажу, как с помощью не хитрых приемов повысить эффективность рабочего времени юристов в офисе.

Что такое работать в потоке и почему это важно

Практически всем из нас знакомо чувство легкой эйфории от работы, когда часы пролетают, как минуты. «Я начал работать в 10-00, а когда оторвался от монитора было уже 14-00» - именно так проходит работа в потоке. Всё бы замечательно, но, как и с любой эйфорией, есть проблемы. Их две и они очевидны: 1. Включиться в поток по щелчку пальцев невозможно, погружение занимает порядка 15 минут; 2. Состояние потока - очень тонкая материя, из него очень легко вылететь, а каждый раз нам потребуется время и усилия для возврата обратно в поток.

Необходимость работать в потоке не присуща всем профессиям. Однако, в тех из них, в которых она нужна - это является ключевым фактором влияющим на продуктивность и эффективность. Это крайне важно, в частности, для юристов - в работе над каким-либо делом, им требуется максимальная концентрация на всех деталях и аспектах. Малейшая ошибка из-за расфокусированности может стоить успеха.

Присмотритесь, расспросите своих сотрудников, считают ли они, что лучше и продуктивнее им работается до или после рабочего дня: «после того, как вечером все покидают офис за час делается столько же, сколько за полдня». Такая повышенная эффективность вне рабочего времени появляется не из-за того, что чакры ваших коллег не желают раскрываться в присутствии свидетелей или они типичные «офисные совы». Скорее всего, причина в пресловутых «корпоративных прерываниях» - их постоянно отвлекают и они не могут войти в эффективное «состояние потока».

Арифметика тут элементарная: если сотрудника отвлекли на пять минут, потом он потратили еще 15 минут на погружение обратно в поток - его отвлекли на 20 минут. А если его отвлекают постоянно, то весь его день может превратиться в хаотичное переключение между задачами - постоянное «недопогружение» в необходимое эффективное состояние потока. Даже просто работать в таких условиях бывает сложно, не говоря уже о качестве подобной работы. Представьте, что вам надо нырнуть на глубину 20 метров за ракушкой с жемчугом, а вас на полпути все время дергают за веревку обратно, чтобы спросить «ну что, как там вода?» или «ты не забыл, что вчера обещал отчет по ракушкам?». Барахтаешься так весь день, жемчуга, разумеется, ноль, а при слове «отчет» обогащаешь словарный запас окружающих фееричными конструкциями неприличных выражений.

Результат работы юриста в подобных условиях очевиден: руководитель негодует - работа по делу, которое было самим юристом оценено в три дня работы, сделана за полторы недели. Очевидно, что виноват в этой ситуации будет сам несчастный юрист: не вписался в свою же оценку, допустил много ошибок и т.д. Как справедливый руководитель, вы помните, что сами многократно отвлекали юриста. Но сколько это могло быть в итоге - если всё сложить, не больше половины дня, а юрист вылетел из плана на неделю. Как пить дать, вам попался плохой юрист. Поменяли на нового. Черт подери, он так же плохо работает… Странно...

А с точки зрения самого юриста, это выглядит еще печальнее  - его постоянно отвлекали, не давая спокойно работать, а теперь собираются лишить премии из-за сдвига сроков. А может и уволят. Абсурдная, но, как показывает практика, частая ситуация.

Работать не прерываясь

Главное противоречие здесь в том, что, с одной стороны, работа руководителя во многом как раз и заключается в том, чтобы отвлекать сотрудников: контролировать состояние задач, уточнять детали, запрашивать оценки сроков, менять приоритеты и т.д. Но, с другой стороны, очевидно, что одна из важнейших задач грамотного руководителя – не выдергивать своих людей из состояния потока, это понизит стоимость проектов и повысит качество работы сотрудников.

Многие руководители не особо мучают себя противоречиями и работают исходя из понимания личного удобства, вмешиваясь в работу подчиненных «когда вспомнят», превращая ее в аттракцион прерываний. Я не раз грешил подобным образом.

Если вы требуете от ваших сотрудников качественный результат, измените привычки и условия, в которых работают сотрудники. Необходимо трезво оценивать, что каждое отвлечение сотрудника будет стоить ему как минимум пятнадцать минут и соответственно этому планировать действия.

Постарайтесь создать среду, способствующую работе в потоке. В этой борьбе один в поле не воин. Чтобы ситуация ощутимо изменилась, надо чтобы весь коллектив изменил свой подход к планированию времени и поведению в офисе. А руководитель должен инициировать и возглавлять эту священную войну за качество, время и нервы. Обсуждайте, просвещайте, мотивируйте или штрафуйте. Как вам больше нравится или что привычнее для вашего стиля управления. Если вы любите периодически раздавать профилактических люлей сотрудникам, сделайте так, чтобы это мотивировало их не просто бояться и избегать руководство, а стараться не отвлекать друг друга без очевидной необходимости. Возможно, это тот самый удобный и верный повод покрутить кнутом над головами подчиненных. Главное, чтобы это заработало.

Подготовка и внедрение

1. Никому не говорите о бойцовском клубе. Все должны быть в курсе новых правил - о них нужно говорить, повторять и упоминать везде и всюду. Если у вас есть внутренняя рассылка или другие средства коммуникации для сотрудников - обязательно используйте это для периодических напоминаний о правилах коммуникаций между сотрудниками отдела. Напишите везде: «Мы не отвлекаем друг друга». Даже в уборной.
2. Чтобы управлять задачами, сотрудники должны уметь их классифицировать. Это чертовски важно. Без излишнего для этой статьи погружения в дебри тайм-менеджмента, отмечу минимум для каждого обитателя офиса. Все должны четко различать задачи: Серийные - одинаковые, рутинные, количественные задачи без жестких временных рамок; Важные - качественные ключевые задачи без жестких временных рамок; Срочные - «важные» имеющие жесткие временные рамки для решения.
3. Обдумайте, обсудите и решите, как сотруднику можно транслировать окружающим, что он занят срочными или важными делами, либо попросту перегружен. Классическим стало устанавливать на столах таблички типа «Просьба не беспокоить» или ставить флажки. Дайте каждому возможность написать что-то на свое усмотрение - хороший повод поощрить креативность сотрудников. Например, в одном из российских офисов сотрудники одевали на голову повязку в стиле камикадзе, чтобы дать понять «иду на цель, не отвлекать». В компьютере так же нужно транслировать такие сигналы: в офисных приложений можно установить статус «Не беспокоить», «Занят», «Перегружен».

Работаем по новым правилам

1. Итак, если сотрудник установил статус «Загружен» и т.д., то его можно беспокоить только по срочным делам, которые невозможно разрешить без него.
2. Если сотрудник работает в обычном режиме, это не значит, что его можно дергать по любому поводу - только по важным вопросам.
3. По серийным задачам можно связываться, например, через почту, helpdesk или корпоративный портал. Необходимо накопить/собрать подобные задачи для сотрудника и определить ему диапазон времени, в течение которого он должен всё сделать: подготовить, прокомментировать и т.д. Он сам решит, когда и чем заняться - главное, чтобы всё сделал в срок.

Полезные рекомендации

1. Хороший проверенный способ избежать участия в ненужных беседах - это одеть наушники. Либо попросту беруши, если вам удобно работать в полной тишине.
2. Помимо внешних факторов, нужно отгородиться и от внутренних. Со стороны сотрудников здесь важна самодисциплина, а со стороны руководителя - её пропаганда. Нельзя переключаться с важных задач на мелкие или вовсе отвлекаться на соцсети и обсуждение вчерашнего футбольного матча. Если нужно поработать в потоке, то соц сети, мессенджеры, почта - всё в режим «оффлайн» или «не беспокоить».
3. По статистике, одни из самых мощных источников корпоративных прерываний у юристов - это руководители и клиенты (заказчики). Правильно организовав работу с задачами внутри команды - руководитель сможет многие управляющие действия делать без отвлечения сотрудников. Нужна информация по статусу задачи? Пожалуйста, смотри в карточке дела, всегда и везде. Хочешь дать дополнительные вводные по проекту - добавь в карточку дела еще одну задачу сотруднику, он ее посмотрит когда освободится. Хочешь сменить приоритет? Добавить эксперта в поддержку? Посмотреть чем этот сотрудник был занят последние несколько дней? Всё это можно сделать не отвлекая исполнителей от их непосредственных задач. Относительно отвлечений со стороны клиентов, можно попытаться автоматизировать коммуникации. Им должно быть доступно самостоятельно инициировать дело и получать ключевую информацию по нему. Например, предоставить клиентам личный кабинет, где он сможет самостоятельно создавать дела, добавлять документы, видеть статус, ответственных и т.д. Такой подход решает многие вопросы заказчиков без отвлечения юристов.
    

Надеюсь, что данный материал подвигнет вас задуматься на эту тему и подтолкнет к качественным изменениям. Безусловно, у всех есть свои нюансы в организации работы своей команды и внедрение новых правил может представляться более или менее сложным. Кадровые вопросы так же оставляю за скобками и исхожу из того, что вы собрали, как минимум, хорошую мотивированную команду.

Секрет эффективности заключается в том, чтобы найти свою золотую середину между довлеющим микро-менеджментом и упованием на мотивированность сотрудников. Другими словами, не теряйте контроль и не мешайте работать. В правильной рабочей среде команда толковых юристов может работать эффективней, чем команда юристов-гениев в обстановке постоянных прерываний. И во многом качество этой самой рабочей среды в офисе зависит именно от вас, как от руководителя.

Источник: сайт JEFFIT